Bestellübersicht, Status und erweiterte Suche

Die richtige Liste öffnen

Öffnen Sie in der Administration Bestellungen → Bestellungen. Die Liste bezieht sich auf Bestellungen, die für Ihr Verkäuferkonto verfügbar sind. Wenn Daten fehlen, prüfen Sie Berechtigungen, den ausgewählten Storefront, die aktive gespeicherte Suche und den Zeitraum, bevor Sie annehmen, dass die Bestellung nicht eingegangen ist.

Das Bestelldatum, das Erstellungsdatum der Lieferung und das vom Kunden gewünschte Lieferdatum sind drei verschiedene Angaben. Die Bestellnummer ist außerdem weder die Rechnungsnummer noch die Lieferungs-ID oder die Tracking-ID.

1. 01

   Eine Bestellung nach Nummer öffnen

   Klicken Sie auf die Nummer in der ID-Spalte. Die Details derselben Bestellung werden geöffnet. Wenn eine Rechnungsnummer angezeigt wird, unterscheiden Sie sie von der Bestellnummer. Senden Sie dem Support die Bestellnummer und eine Problembeschreibung, ohne unnötig persönliche Kundendaten zu übermitteln.

2. 02

   Vor jeder Aktion den Status lesen

   Der farbige Status zeigt den aktuellen Zustand, aber öffnen Sie für eine endgültige Einschätzung auch die Details. Ein Klick auf das Statusmenü dient nicht nur zum Filtern: Die Auswahl eines anderen Status kann sofort eine Änderung und Benachrichtigungen auslösen. Verwenden Sie zum Herausfiltern von Bestellungen Filter, statt den Status zu ändern.

3. 03

   Spalten und Reihenfolge vergleichen

   Prüfen Sie anhand der verfügbaren Spalten Datum, Kunde, Telefon, gewünschtes Lieferdatum, Zusteller und Gesamtbetrag. Die Kopfzeile mit der Sortiersteuerung ändert die Reihenfolge der Ergebnisse. Das Lieferdatum kann leer sein, wenn der Kunde keinen Termin ausgewählt hat oder diese Möglichkeit nicht verwendet wird.

4. 04

   Gespeicherte Suche prüfen

   Gespeicherte Suchen wenden frühere Bedingungen erneut an. Der Suchname ist kein Bestellstatus. Wählen Sie für eine neue Übersicht Alle und prüfen Sie, ob frühere Bedingungen entfernt wurden. Benennen Sie eigene Suchen sinnvoll, zum Beispiel „Zahlung ausstehend – dieser Monat“.

5. 05

   Einfache Suche verwenden

   Geben Sie im rechten Bereich den Kunden, die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer oder einen Gesamtbetragsbereich ein und klicken Sie auf Suchen. Kombinierte Kriterien schränken das Ergebnis ein. Wenn keine Ergebnisse vorliegen, entfernen Sie einen Teil der Bedingungen und prüfen Sie erneut; eine falsch eingegebene Telefonnummer oder ein zu enger Zeitraum kann die gesuchte Bestellung leicht verbergen.

6. 06

   Erweiterte Suche öffnen

   Klicken Sie auf Erweiterte Suche. Ein Dialog mit zusätzlichen Kriterien wird geöffnet. Das Öffnen des Dialogs ändert keine Bestellungen. Öffnen Sie auf einem schmaleren Bildschirm zunächst den Suchseitenbereich über die entsprechende Anzeige-Steuerung.

Erweiterte Filter und Speichern der Suche

1. 07

   Kunde und Betrag präzisieren

   Geben Sie nur bekannte Daten ein. Verwenden Sie für den Betrag eine Unter- und Obergrenze in der angezeigten Währung. Zusteller und Verantwortlicher schränken das Ergebnis zusätzlich ein; das Kontrollkästchen Kein Verantwortlicher zugewiesen ist für Bestellungen vorgesehen, die noch nicht zugewiesen wurden.

2. 08

   Bestellzeitraum auswählen

   Wählen Sie einen angebotenen Zeitraum oder Benutzerdefiniert und geben Sie dann Von und Bis ein. Prüfen Sie Jahr und Reihenfolge der Daten. Dieser Filter bezieht sich auf das Bestelldatum; separate Felder für das Lieferdatum befinden sich weiter unten im Formular und beziehen sich auf eine andere Angabe.

3. 09

   Zu prüfende Status auswählen

   Markieren Sie einen oder mehrere angebotene Status. Die Auswahl in diesem Dialog dient zum Finden von Bestellungen, nicht zu deren Änderung. Trennen Sie für die tägliche Bearbeitung Bestellungen mit ausstehender Zahlung, in Bearbeitung befindliche Bestellungen und versendete Bestellungen.

4. 10

   Nach Identifikatoren und Dokumenten suchen

   Geben Sie für einen genauen Datensatz die Bestell-ID ein. Fügen Sie bei Bedarf Unternehmen, Steuerbefreiung, das Vorhandensein einer Rechnung oder Gutschrift sowie deren Identifikatoren hinzu. Geben Sie die Tracking-ID nicht in die Bestell-ID ein. Das Vorhandensein einer Rechnung ist nicht gleichbedeutend mit einer Zahlungsbestätigung.

5. 11

   Versand- und Zahlungsmethode filtern

   Wählen Sie den passenden Versand und/oder die passende Zahlungsmethode aus. Die Kombination aus Banküberweisung, dem Status Zahlung ausstehend und einem bestimmten Zeitraum ist nützlich, um offene Zahlungen zu prüfen. Die Daten in der Aufnahme dienen als Beispiel; wählen Sie im echten Formular die Methode Ihres Shops.

6. 12

   Angeforderte Produkte oder Liefertermin einbeziehen

   Fügen Sie im Abschnitt Bestellte Produkte Artikel mit der Standardauswahl hinzu oder verwenden Sie eine gespeicherte Produktsuche. Weiter unten im Dialog sind Datum, Zeitbereich und Liefernachricht sowie der Filter für Abonnementbestellungen verfügbar. Scrollen Sie den Dialoginhalt zu diesen Feldern.

7. 13

   Wiederverwendbare Suche speichern

   Geben Sie im Feld Diese Suche speichern als einen Namen ein und bestätigen Sie das Speichern. Dadurch werden die Suchbedingungen gespeichert, nicht der Inhalt oder der Status einer Bestellung. Prüfen Sie beim erneuten Öffnen, ob Bedingungen und Zeitraum erwartungsgemäß sind.

8. 14

   Suche starten und Umfang prüfen

   Klicken Sie auf Suchen, prüfen Sie die Anzahl der Ergebnisse, die Listenseiten und mindestens einige Datensätze. Die Kontrollkästchen neben den Zeilen bestimmen die für Sammelaktionen ausgewählten Bestellungen; sie entsprechen nicht allen Suchergebnissen. Verwenden Sie Export und andere Aktionen erst, nachdem Sie den tatsächlichen Umfang geprüft haben.

Was bedeutet jeder Status?

Die folgende Übersicht verwendet die aktuellen HR-Bezeichnungen im System. Wählen Sie den Status nach dem tatsächlichen Ereignis und nicht nach der gewünschten Zeilenfarbe. Spezielle Abhol- und QuickLink-Status sind nicht für jeden Shop ein obligatorischer Schritt.

Wie Status den Kunden und das Team benachrichtigen

Die Statusänderung ist Teil des Benachrichtigungssystems. Abhängig von den Regeln des jeweiligen Status, dem Ereignis und den ausgewählten Empfängern können Nachrichten an Kunden, Verkäufer und Administratoren gesendet werden. Ändern Sie den Status daher rechtzeitig: Der Kunde muss eine Nachricht erhalten, die dem tatsächlichen Fortschritt der Bestellung entspricht.

Wenn Benachrichtigungs-Kontrollkästchen angeboten werden, prüfen Sie vor der Bestätigung die Empfänger. Wiederholte Statusänderungen zu Testzwecken können mehrere Nachrichten senden und andere verbundene Funktionen beeinflussen. Stimmen Sie Vorlageneinstellungen und Benachrichtigungsregeln mit der Connect-Administration ab.

Status beeinflussen je nach Systemeinstellungen auch die Geschäftsprozesse: Bestand, Rückgabeberechtigung, Zahlungsanzeige und Berichte. Storniert oder Abgelehnt führt nicht in jedem Zahlungskanal automatisch eine geprüfte Rückerstattung aus. Setzen Sie Bezahlt oder Ausgeführt nicht, bevor das tatsächliche Ereignis geprüft wurde.

Prüfung und Klärung von Unklarheiten

• Bestellung fehlt: Kehren Sie zu Alle zurück, erweitern Sie den Zeitraum, entfernen Sie zusätzliche Filter und prüfen Sie den richtigen Storefront.
• Kunde hat keine Nachricht erhalten: Prüfen Sie die Adresse in der Bestellung, die tatsächlich ausgeführte Änderung, die ausgewählten Benachrichtigungen und den Spam-Ordner; geben Sie dem Support die Bestellnummer, den Zeitpunkt und die erwartete Nachricht an.
• Falscher Status: Korrigieren Sie ihn nicht durch eine Reihe zufälliger Änderungen; prüfen Sie Zahlung, Ware und Lieferungen und stimmen Sie die Korrektur ab.
• Öffnen Sie für die Fortsetzung die Bestelldetails und die separate Anleitung zum Erstellen einer Lieferung.