Buchungsbestellungen und Bearbeitung von Reservierungen

Wo Sie Buchungsbestellungen finden

Öffnen Sie Bestellungen → Buchungssystem. Hier werden reservierte Termine verfolgt. Der zugehörige Kauf ist gleichzeitig in der regulären Bestellliste vorhanden, wo Sie Zahlung, Positionen und Kundenkontakt überprüfen. Die Produkteinstellungen werden im Leitfaden Produkte und Dienstleistungen als Buchungssystembeschrieben.

Die Terminreservierung und das Lieferdatum sind nicht dieselben Angaben. Das Lieferdatum beschreibt die gewünschte Ankunft der Sendung, während Buchungsdatum und -zeit die Nutzung der reservierten Dienstleistung oder Ressource angeben. Auf der dargestellten Aufnahme sind keine Reservierungen vorhanden; daher wird das tatsächliche Suchformular ohne erfundenen Eintrag angezeigt.

1. 01

   Kunden finden

   Geben Sie in der erweiterten Suche den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kunden ein (1). Wenn Sie keine Ergebnisse erhalten, entfernen Sie alte Kriterien und suchen Sie zunächst nur mit einer Angabe.

2. 02

   Reservierungsstatus auswählen

   Unterscheiden Sie im Feld Status (2) zwischen reserviert und storniert. Dies ist der Status des Termins. Zahlung und Bearbeitung haben einen separaten Bestellstatus.

3. 03

   Bei Bedarf auch die Bestellung prüfen

   Mit den Bestellstatus (3) können Sie beispielsweise Reservierungen, die auf Zahlung warten, von bereits bearbeiteten Käufen unterscheiden. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein reservierter Termin bedeutet, dass die Bestellung bezahlt wurde.

4. 04

   Suche mit der Bestellnummer eingrenzen

   Wenn der Kunde eine Nummer nennt, geben Sie sie in das Feld Bestell-ID (4) ein. Überprüfen Sie auch die anderen aktiven Filter: Verwalter, Zusteller oder Lieferdaten.

5. 05

   Suche starten

   Klicken Sie auf Suchen (5), prüfen Sie das Ergebnis und öffnen Sie die Nummer der zugehörigen Bestellung. Ändern Sie den Status nicht nur, um ein Suchergebnis zu erhalten.

So lesen Sie einen Reservierungseintrag

• Bestellung: Verknüpfung zum Kaufdetail. Verwechseln Sie die Reservierungs- oder Terminnummer nicht mit der Bestellnummer.
• Kunde und E-Mail: Person, an die eine Bestätigung oder Erklärung zur Änderung gesendet werden soll.
• Datum, Zeit von und bis: Nutzungszeitraum entsprechend der Art der Produktreservierung. Bei der Reservierung eines Zeitraums überprüfen Sie beide Enden des Zeitraums.
• Menge: reservierte Anzahl von Einheiten/Kapazitäten; kein Geldbetrag. Den Preis und den Gesamtzahlungsbetrag sehen Sie in der verknüpften Bestellung.
• Status: gibt an, ob die Reservierung aktiv oder storniert ist. Vergleichen Sie ihn mit dem Bestellstatus und der tatsächlichen Vereinbarung mit dem Kunden.

Reservierung vollständig bearbeiten

1. 01

   Kaufinhalt prüfen

   Öffnen Sie die verknüpfte Bestellung. Vergleichen Sie das bestellte Produkt, den ausgewählten Termin, die Menge und eventuelle Zusatzleistungen. Überprüfen Sie Kontakt und Abrechnung gemäß dem Leitfaden zum Bestelldetail.

2. 02

   Möglichkeit der Durchführung bestätigen

   Überprüfen Sie die Verfügbarkeit von Räumlichkeiten, Ausrüstung oder Personal. Wenn sich der Termin überschneidet oder eine Angabe fehlt, klären Sie dies vor der Bestätigung der Durchführung mit dem Kunden. Verschieben Sie den Termin nicht stillschweigend.

3. 03

   Dem Kunden eine klare Bestätigung senden

   Geben Sie Datum, Uhrzeit, Ort, Anzahl der Teilnehmer/Einheiten, enthaltene Zusatzleistungen und erforderliche Vorbereitung an. Verwenden Sie zur Nachverfolgung der Vereinbarung das Message Center.

4. 04

   Änderung oder Stornierung dokumentieren

   Stimmen Sie bei einer Stornierung den Buchungsstatus und die verknüpfte Bestellung ab. Überprüfen Sie, ob der Termin in der Verkaufsansicht wieder verfügbar ist. Die bloße Änderung des Reservierungsstatus bestätigt keine Rückerstattung.

5. 05

   Dienstleistung erbringen und Bearbeitung abschließen

   Dokumentieren Sie nach der Nutzung das Ergebnis in der Bestellnotiz, schließen Sie die entsprechende Bearbeitung bzw. den Status ab und überprüfen Sie die Zahlung. Bei einer teilweise genutzten Dienstleistung halten Sie fest, was tatsächlich erbracht wurde.

Häufig gestellte Fragen

Reservierung nicht sichtbar? Überprüfen Sie, ob Sie den richtigen Shop geöffnet haben, entfernen Sie Statusfilter, suchen Sie nach der normalen Bestellung und prüfen Sie, ob das gekaufte Produkt tatsächlich als Buchung eingerichtet ist. Ein nicht abgeschlossener Kauf ist nicht dasselbe wie eine eingegangene Reservierung.

Der Kunde möchte einen anderen Termin? Überprüfen Sie zunächst die neue Kapazität und vereinbaren Sie die Änderung. Wenn Ihre Ansicht keine Bearbeitung des Termins anbietet, senden Sie dem Connect-Support die Bestellnummer, den ursprünglichen und den gewünschten Termin sowie die Menge. Erstellen Sie keine zweite Zahlung, nur um das Datum zu ändern.